Lista invitati e conferme: quanti verranno davvero?
Le percentuali di partecipazione reali, le colonne che servono, come raccogliere le conferme senza rincorrere nessuno e quando dare il numero alla sala.
Un numero decide metà del budget: quante persone. Il catering fa il preventivo su quello, la cucina si organizza su quello, il numero dei tavoli ne discende. Sbagliare la stima costa — in entrambe le direzioni.
Quanti degli invitati vengono davvero
In linea di massima: viene il 75-85 % degli invitati. Ma questa media non dice nulla sulla vostra lista. La percentuale reale dipende da tre cose:
- La distanza. Gli invitati della stessa città vengono ben oltre il 90 %. Chi deve viaggiare si assesta tra il 50 e il 70 %. Dall'estero si può scendere sotto il 30 %.
- La vicinanza. La famiglia stretta viene praticamente al completo. Colleghi e invitati per cortesia sono i primi a cadere.
- La data. Matrimonio infrasettimanale, periodo scolastico, ponte lungo in cui mezza Italia è via: tutto spinge la percentuale verso il basso.
Invece di moltiplicare l'intera lista per una percentuale, date a ciascun invitato una probabilità: viene di sicuro / probabilmente / forse / non viene. Quattro caselle prevedono molto meglio di una percentuale unica, soprattutto perché obbligano a essere onesti sull'ultimo terzo della lista.
Le colonne che servono
Foglio di calcolo o applicazione, questi campi tornano tutti utili prima o poi:
- Nome e telefono — per le partecipazioni e l'ultimo sollecito.
- Lato (sposa / sposo) — per la disposizione dei tavoli e la divisione delle spese.
- Categoria — famiglia, parenti, amici, lavoro, vicini. Quando bisogna tagliare, si taglia per questa colonna.
- Numero di persone — non il numero di partecipazioni. «Famiglia Rossi» è una riga, ma sono quattro persone.
- Probabilità — le quattro caselle di cui sopra.
- Stato della partecipazione — consegnata / spedita / da fare.
- Risposta — viene / non viene / nessuna risposta.
L'errore classico sta nel quarto punto: la lista ha 180 righe, quindi qualcuno dice «180 invitati», alla sala si comunica 180 — e la sera si presentano in 310. Righe e persone non sono la stessa cosa.
Raccogliere le conferme
Il metodo classico è un numero di telefono sulla partecipazione. Funziona, ma in una sola direzione: ci si dimentica di segnare chi ha chiamato, i messaggi si perdono nella chat e due persone spuntano lo stesso invitato.
L'altro metodo è un piccolo QR code sulla partecipazione. L'invitato inquadra, scrive il proprio nome, dice se viene e in quanti, e la risposta finisce direttamente in lista. Sulla carta è un dettaglio, ma elimina proprio la cosa che logora di più: due liste separate, tenute da ciascuno degli sposi, che non coincidono mai.
Un avvertimento: un codice per le conferme deve funzionare fin dal primo giorno. Le partecipazioni escono due mesi prima. Se il codice si attiva solo un mese prima del matrimonio, l'invitato che lo inquadra appena la riceve trova una pagina morta — e non ci riprova.
Quando fissare il numero
Quasi tutte le sale vogliono il numero definitivo 7-10 giorni prima. Cercate presto questa data nel contratto: le rinunce successive di solito si pagano lo stesso, mentre le aggiunte spesso non si riescono più a sistemare.
Una scaletta che funziona:
- 8 settimane prima: le partecipazioni sono consegnate.
- 4 settimane prima: primo sollecito a chi non ha risposto. Basta un messaggio collettivo.
- 2 settimane prima: telefonare uno per uno a chi resta. A quel punto la lista è corta, ed è lì che si nascondono le sorprese.
- 10 giorni prima: comunicare il numero. Contate gli indecisi in base alla loro casella di probabilità, non sommandoli tutti.
Cambi dell'ultimo minuto
Mettete in conto circa il 5 % di movimento nell'ultima settimana: malattie, lavoro e l'invitato che chiede se può portare un cugino. Prevedere due o tre posti liberi fin dall'inizio è meglio che cercare sedie alle nove di sera.