Gästeliste und Zusagen: Wie viele kommen wirklich?
Realistische Zusagequoten, welche Spalten die Liste braucht, wie Sie Rückmeldungen ohne Hinterhertelefonieren einsammeln und wann die Location die Zahl bekommt.
Eine Zahl bestimmt das halbe Budget: wie viele Personen. Der Caterer kalkuliert damit, die Küche plant danach, die Tischanzahl fällt daraus ab. Wer sich verschätzt, zahlt — in beide Richtungen.
Wie viele der Eingeladenen kommen
Grob gesagt: 75-85 % der Eingeladenen sagen zu. Dieser Durchschnitt sagt allerdings nichts über Ihre Liste. Die tatsächliche Quote hängt an drei Dingen:
- Entfernung. Gäste am selben Ort kommen zu weit über 90 %. Bei Anreise aus anderen Städten sind es 50-70 %. Aus dem Ausland kann es unter 30 % fallen.
- Nähe. Engste Familie kommt praktisch vollzählig. Kolleginnen, Kollegen und die aus Höflichkeit Eingeladenen fallen zuerst weg.
- Der Termin. Hochzeit unter der Woche, Schulzeit, ein verlängertes Wochenende in den Ferien — alles drückt die Quote.
Statt die ganze Liste mit einem Prozentsatz zu multiplizieren, geben Sie jedem Gast eine Wahrscheinlichkeit: kommt sicher / kommt wahrscheinlich / vielleicht / kommt nicht. Vier Töpfe treffen deutlich besser als eine Pauschalquote — vor allem, weil sie zwingen, beim unteren Drittel der Liste ehrlich zu sein.
Die Spalten, die Sie später brauchen
Ob Tabelle oder App, diese Felder kommen alle irgendwann:
- Name und Telefonnummer — für Einladung und letzte Nachfrage.
- Seite (Braut / Bräutigam) — für die Tischverteilung und die Kostenaufteilung.
- Kategorie — Familie, Verwandte, Freunde, Arbeit, Nachbarn. Wenn gekürzt werden muss, wird nach dieser Spalte gekürzt.
- Personenzahl — nicht die Zahl der Einladungen. "Familie Schröder" ist eine Zeile, aber vier Personen.
- Wahrscheinlichkeit — die vier Töpfe von oben.
- Status der Einladung — übergeben / verschickt / offen.
- Rückmeldung — kommt / kommt nicht / keine Antwort.
Der Klassiker unter den Fehlern steckt im vierten Punkt: Die Liste hat 180 Zeilen, also sagt jemand "180 Gäste", die Location bekommt 180 gemeldet — und am Abend stehen 310 Leute im Saal. Zeilen und Personen sind nicht dasselbe.
Rückmeldungen einsammeln
Klassisch steht eine Telefonnummer auf der Einladung. Das funktioniert, aber nur in eine Richtung: Man vergisst, wer angerufen hat, Nachrichten gehen im Chatverlauf unter, und zwei Leute haken dieselbe Person doppelt ab.
Der andere Weg ist ein kleiner QR-Code auf der Einladung. Der Gast scannt, trägt seinen Namen ein, sagt zu oder ab und nennt die Personenzahl. Die Antwort landet direkt in der Liste. Auf Papier eine Kleinigkeit — sie beseitigt aber genau das, was am meisten Nerven kostet: zwei getrennte Listen, die Sie und Ihr Partner führen und die nicht zusammenpassen.
Ein Hinweis: Ein Zusage-Code muss von Anfang an funktionieren. Einladungen gehen zwei Monate vorher raus. Wenn der Code erst einen Monat vor der Hochzeit aktiv wird, landet der Gast beim ersten Scan auf einer toten Seite — und versucht es kein zweites Mal.
Wann die Zahl feststeht
Die meisten Locations wollen die endgültige Zahl 7-10 Tage vorher. Suchen Sie dieses Datum früh im Vertrag: Abmeldungen danach werden meist trotzdem berechnet, Nachmeldungen lassen sich oft gar nicht mehr unterbringen.
Ein Ablauf, der sich bewährt:
- 8 Wochen vorher: Einladungen sind raus.
- 4 Wochen vorher: erste Erinnerung an alle ohne Antwort. Eine Sammelnachricht reicht.
- 2 Wochen vorher: die Übriggebliebenen einzeln anrufen. Die Liste ist dann kurz — und hier stecken die Überraschungen.
- 10 Tage vorher: Zahl an die Location. Die Unentschiedenen nach ihrem Wahrscheinlichkeits-Topf zählen, nicht alle pauschal dazurechnen.
Änderungen in der letzten Woche
Rechnen Sie mit rund 5 % Bewegung in der Schlusswoche: Krankheit, Arbeit, und der Gast, der fragt, ob er noch jemanden mitbringen darf. Von Anfang an zwei, drei Plätze freizuhalten ist angenehmer, als um 21 Uhr Stühle zu suchen.