Düğün davetli listesi ve LCV takibi: kaç kişi gelecek?
Davet edilenin ne kadarı geliyor, liste hangi sütunlarla tutulur, LCV nasıl toplanır ve salona verilecek sayı hangi güne kadar bekletilir.
Düğün hazırlığında en çok tartışılan sayı bu: kaç kişi. Salon bu sayıya göre fiyat veriyor, mutfak buna göre hazırlanıyor, masa sayısı buradan çıkıyor. Yanlış tahmin pahalıya mal oluyor — iki yönde de.
Davet edilenin ne kadarı gelir
Kaba bir oran vermek gerekirse: davet edilen kişilerin %75-85'i geliyor. Ama bu ortalama, sizin listenizi anlatmıyor. Gerçek oran şu üç şeye bağlı:
- Mesafe. Aynı şehirdeki davetlinin gelme oranı %90'ın üstünde. Başka şehirden gelecekler %50-70. Yurt dışındakiler %30'un altına inebiliyor.
- Yakınlık. Birinci derece akraba neredeyse tamamen geliyor. İş arkadaşları ve "nezaketen davet edilenler" en çok düşen grup.
- Tarih. Hafta içi düğün, okul dönemi, uzun tatile denk gelen hafta sonu — hepsi oranı aşağı çeker.
Bu yüzden listeyi tek bir yüzde ile çarpmak yerine, her davetliye gelme olasılığı vermek daha isabetli sonuç veriyor: kesin gelir / muhtemelen gelir / belki / gelmez. Dört kovanın toplamı, tek bir oranın çok üstünde bir tahmin doğruluğu sağlıyor.
Liste hangi sütunlarla tutulmalı
Excel'de ya da uygulamada olsun, şu alanlar sonradan mutlaka lazım oluyor:
- Ad ve telefon — davetiye gönderimi ve son teyit için.
- Taraf (gelin / damat) — masa dağılımında ve maliyet paylaşımında kullanılır.
- Kategori — aile, akraba, arkadaş, iş, komşu. Liste kısaltmak gerektiğinde kesilecek grup buradan seçilir.
- Kişi sayısı — davetiye sayısı değil. "Ahmet Yılmaz" bir satır ama eşi ve iki çocuğuyla dört kişi.
- Gelme olasılığı — yukarıdaki dört kova.
- Davetiye durumu — verildi / gönderildi / verilmedi.
- LCV cevabı — geliyor / gelmiyor / cevap yok.
En sık yapılan hata dördüncü maddede: liste 180 satır olduğu için "180 kişi" deniyor, salona o rakam veriliyor ve düğün gecesi 310 kişi geliyor. Satır sayısı ile kişi sayısı aynı şey değil.
LCV nasıl toplanır
Klasik yöntem davetiyenin altına telefon numarası yazmak. Çalışıyor ama tek taraflı: arayanı yazmayı unutuyorsunuz, mesajla gelenler karışıyor, iki kişi aynı kişiyi iki kez işaretliyor.
İkinci yol davetiyeye küçük bir kare kod basmak. Misafir okutuyor, adını yazıyor, "geliyorum / gelemiyorum" diyor ve kaç kişi geleceğini belirtiyor. Cevap doğrudan listeye düşüyor. Kâğıt üzerinde küçük bir ayrıntı ama şunu ortadan kaldırıyor: eşinizle ikinizin ayrı ayrı tuttuğu iki farklı liste.
Bir uyarı: LCV kare kodunun baştan itibaren çalışması gerekir. Davetiyeleri düğünden iki ay önce dağıtıyorsunuz; o kod ancak düğüne bir ay kala açılıyorsa, davetiyeyi alan kişi okuttuğunda kapalı bir sayfa görür ve bir daha denemez.
Hangi güne kadar beklenir
Salonların çoğu kesin sayıyı düğünden 7-10 gün önce istiyor. Sözleşmede yazan tarihi öğrenin, çünkü o tarihten sonraki düşüşler genellikle ücrete yansımıyor (yani gelmeyen kişi için de ödersiniz) ama artışlar için yer bulunamayabiliyor.
Pratik bir düzen:
- Düğüne 8 hafta kala: davetiyeler dağıtılmış olsun.
- 4 hafta kala: cevap vermeyenlere ilk hatırlatma. Toplu mesaj yeterli.
- 2 hafta kala: hâlâ cevap vermeyenleri tek tek arayın. Bu liste genellikle kısadır ve en çok sürprizi burası çıkarır.
- 10 gün kala: salona sayı verin. Cevap vermeyenleri "gelme olasılığı" kovasına göre sayın, hepsini birden eklemeyin.
Son dakika değişiklikleri
Düğün haftasında listeye ortalama %5 civarında hareket geliyor: hastalanan, işi çıkan, "kuzenimi de getirebilir miyim" diyen. Bunu baştan kabul edip masa planında iki-üç boş sandalye bırakmak, gece boyunca yer arayıp durmaktan iyidir.